ここでは、スライド作成をするときに、私たちが忘れがちなことについてお話しします。本文や説明する内容に気が行ってしまい、あまり重要でないと思ってしまうことで、注意がいかなくてつい忘れてしまうところです。
■ページ番号でもたつきをなくす
まずは、ページ番号です。ごく当たり前ですが、つい設定を忘れてしまいます。同様に、 エクセルなどで作成したマトリックス図表を差し込んだときにも、図表の左側の列に、1, 2, 3, 4と項目番号を入れておくことも忘れがちです。
こうしたページ番号や、図表の項目番号については、番号があれば、説明をするときに「もたつき」を防げます。つまり、 スライドを配布資料として渡してある場合などに、「4ページのスライド をご覧ください。」とか、「3ページのスライドの図表の3番の項目を見てください。」といった形で番号を指定して具体的な場所をすぐに示すことができるからです。
これは、プレゼンテーションのスライドにかかわらず、一般的なレポートにも同じことが言えます。番号がないと、「えーっと、上から1、2、3、4番目の項目ですが・・・」、といった具合に、該当箇所を探しながら話をしなければいけません。ちょっと間が空いてしまい聴衆の集中も途切れてしまいます。
■フォントサイズ
次に、スライドのフォントです。他の資料から貼り付けたり、他のスライドを挿入すると、フォントが違ってしまう場合があります。フォントの大きさはスライド全体で、自分でルールを決めて統一をしておくことです。例えば、私の場合は、本文が14から18ポイントで、タイトルが20から24ポイントといった具合です。
重要な事は、1つのプレゼンテーションでタイトル、見出し、本文などの文字の大きさを各々統一しておくことです。そうでないと、あるページのタイトルが大きかったり、本文の文字が、次のスライドで急に小さかったりということが起こります。プレゼンテーション全体で同じルールにしておくことで聴衆は見やすく感じます。
同様にフォントの種類もスライド全体で同じにしておくことです。 日本語であれば、MS PゴシックやMeiryo UIが柔らかい印象があるため私は好んで使用します。英語では、Arial、Tahoma、Caribli を 多く使っています。
■第３者にチェックしてもらう
期日が迫ってくると、プレゼンテーションの内容やスライドの順番に気を取られてしまい、こうした細かな設定を忘れがちです。せっかくのプレゼンテーションですから、できれば、アシスタントの方にチェックしてもらってはどうでしょうか。アシスタントの方は、本文は詳しくないかもしれませんが、プレゼンテーションの内容自体とは離れた、体裁や誤字・脱字、色使いには注意がいくものです。まわりに協力をお願いすることも一つの方法です。
