プレゼンテーションのときのスライドは、見せながら話をするための資料です。そして、配布資料は、より詳細な情報を読んでもらうための資料になります。ですから、 スライドと配布資料は目的が異なりますので、それぞれ異なるものになります。
配布資料とスライドは、別々に作成するのではなく、配布資料をまず作成し、その後にプレゼンテーションのスライドを作成することです。 配布資料からキーワードやポイントとなる箇所を抜き出しながらスライドを作成していくと負担にならず、早く作成できます。配布資料で解説を入れることで、スライドには、詳細に文字に書いて説明する必要がなくなるのです。
最終的には決裁者（社長）に配布資料がまわっていくことがありますから、見てもすぐにわかるような資料を心がけることです。特に、投資金額についての説明や内訳については、内容がすぐに把握できるような見出しや図表をつけておくことです。
スライドでは、1枚１分程度の説明時間と言われています。またフォントの大きさも100人以上の参加となるときは最後部列から見えるように36ポイントぐらいにすることです。スライドの配色については、おおよそ3色程度までと言われています。
色のイメージがそれぞれあります。赤は情熱を、青は爽やかさ、黄色は明るさや注意、緑は自然や落ち着き、紫は伝統や権威、白は清潔、単純、そして最後に黒は、高級、恐怖、暗い、というイメージがあります。これらのイメージに合わせて作ることです。
ただし、内容が商品のアピールやマーケティングといった視覚的なアピールが必要な場合を除けば、配布資料もスライドもグレースケールでの作成をお勧めします。特に、社内用の報告や会議資料です。
例えば、経理の月次決算報告、人事プラン、投資の承認案件等は、わざわざ色鮮やかに、見栄え良く資料を作成しなくてもグレースケールで内容が伝われば十分なのです。
これは、わざわざ印刷コストが高いカラーで資料を作成しないということもありますが、一方で、白黒印刷したときに、黄色や緑色などの色の区別がつきにくく、グラフなど読み取ることができなくなるからです。
グレースケールであれば、印刷しても色がわからないことはありませんし、白黒のコピーや印刷ですとコストも低く抑えることができるのです。
