一週間に起こった出来事を、あなたの手帳を見ながら、「やったこと」、そして、「やろうと思ったけどできなかったこと」、「今週やらなければいけないこと」、そして、「来週以降やればよい、再来週でもよい」といった形で、週の終わり、または週のはじめに、自分の手帳の棚卸をしながら、来週の計画を立てます。先週行ったことに対しては、本当にそれでよかったのか、もっとこうすればよかったのではないか、と考えながら報告書としてまとめ上げていきます。
こうした自己評価のプロセスが非常に重要です。いろいろなことを、たくさん考えれば考えるほど、たくさん書けるはずです。簡潔に、短く、わかりやすく書く必要は全くありません。なぜならば、このプロセスは、上司のためではなく、あなた自身のためにあるからです。
遠慮なく書くことです。自分で自分のことを評価しているプロセスです。ネガティブに考えて、できなかった自分を悪く思う必要は全くありません。また、環境や他人の責任にしてしまうことは、自己の成長の機会を奪うことになります。
自分ができることは何か、という「自責」の考えで、どういう計画や準備でやればやればよかったのか、と「未来」につなげることです。
「書くこと」とは、自分の考えていることを文字に表し、それを目で確認をして、再認識を行うことです。どのような書き方をするか、それによって、あなたの行動が変わってきます。できる限り具体的に、いつ、どこで、何を、どういった方法で、と書きます。そして、最後は必ず「未来形の文章」で終わることです。
たとえば、先週ある報告書が納期に間に合わなかったらしましょう。そうであれば、「報告書が納期の9月10日に間に合わなかった」とだけ書くのではなく、「報告書を書く準備はしていたが、9月10日に間に合わなかった。今後、そのようなことがないように、準備項目として、具体的にリスト化して、関係者にもう一度それを配布をして、必要なデータや資料をいつまでに送ってもらったらよいのかということをもう一度確認してもらう」 という具合に、自らの次の行動も、そこに具体的に記すことです。
また、来週やその先の未来について、自分が行わなければならないことについては、ただ単に「これとこれをやらなければならない」、「何月何日までにこれをしなければいけない」といった書き方では単なる備忘記録に過ぎません。これでは、こうした週報を書く効果も半減です。
何を、どのように、どのような品質でやり遂げるかということを、あなたの仕事のおかげで誰かが喜んでくれる顔を想像しながら、「決意」をして書くことです。つまり、「納期よりも一日早く終えて、ユーザーと仕様を確認できる時間を十分にとるようにする」など、できるだけわかりやすい文章で書き、「前回のように会議が長い時間にならないようにする」といった具合に決意を込めて書きます。
週報として振り返りと自己評価を行い、未来への決意をすることです。そして、「書くこと」によって、自分の潜在意識に自然に訴えかけ、無意識のうちに未来への行動が実行でき、全てが不思議と自分が書いた通りに実現するものです。
